Todo personalizado…

Todo personalizado…

El envío de correos electrónicos es tan importante como el envío de paquetes físicos de mensajería, o de invitaciones en sobre cerrado, cuyo objetivo es llegar a un destinatario específico con un mensaje especial. Por esta razón, es importante saber cómo enviar un correo para garantizar se lea y se recuerde antes de darle ‘delete’. 

Una de las premisas en mercadeo es llegar a los clientes con un mensaje directo, claro e impactante, que no sólo llame la atención, sino que ‘conquiste’ y logre los objetivos comerciales.

Es por esto que se utilizan diferentes herramientas como: correspondencia directa, llamadas telefónicas, concertación de citas y correos electrónicos, siendo estos últimos los más utilizados por las empresas que desean estar en contacto con los usuarios.

Sin embargo, uno de los errores más frecuentes que se comenten en las empresas es el envío de correos masivos con mensajes publicitarios demasiado pesados, que no sólo se convierten en una ‘pesadilla’ para quienes lo reciben, sino que hacen colapsar los correos electrónicos, generando apatía hacia las marcas que, en muchas ocasiones, se vuelven intrusivas con estos mensajes.

todo-personalizadoAnte esta situación, los especialistas en mercadeo recomiendan el envío de correos personalizados, donde se tenga en cuenta el sexo, la edad y las preferencias de quiénes los reciben. Esto no obliga necesariamente a realizar un estudio detallado de cada uno de los integrantes de las bases de datos, ni a gastar horas frente al computador enviando los correos uno a uno. Todo es cuestión de organización.

Para ello existen dos alternativas: la primera de ellas, es contratar una empresa especializada en este tipo de tareas. Generalmente son compañías que tienen una infraestructura tecnológica robusta y conocen la fórmula para que los correos no ocupen mucho espacio en los servidores y sean de fácil lecturabilidad para quienes lo reciben. Sin embargo, no siempre aseguran el envío personalizado, así que es necesario establecer reglas claras y dejar todo escrito en un contrato para evitar inconvenientes.


Hágalo usted mismo

La otra alternativa es hacerlo directamente desde el correo Outlook, el cual ofrece cientos de herramientas para lograr que el trabajo sea más rápido, eficiente y seguro.

Para esto, es necesario crear una base de datos en Excel (preferiblemente una con nombres masculinos y otra con nombres femeninos) e incluir columnas con la siguiente información: nombre completo, cargo, empresa, apreciado (con el solo nombre) y correo electrónico.

El siguiente paso, es preparar el correo  en un archivo de Word, en el que se escribe la fecha, se dejan cinco espacios para insertar datos y luego se escribe la palabra apreciado:

Una vez tenga lista la información en Word vaya a la parte superior del computador y busque la opción ‘Correspondencia’, que figura en la misma barra donde aparece: inicio, insertar, revisar y diseño de página, entre otras alternativas.

Posteriormente, busque en la parte superior izquierda la frase ‘Seleccionar destinatarios’, donde se desplegarán tres opciones. Elija la de ‘usar lista existente’. En este momento, el computador le dará la opción de explorar entre todos los archivos para elegir la ubicación de la base de datos que se preparó previamente para dar doble clik y empezar a trabajar.

El siguiente paso está en buscar la opción denominada ‘insertar campo combinado’  que aparece en la misma pestaña de ‘Correspondencia’, donde se abrirá un cuadro que le permite elegir la columna nombre (ahí  deben estar los nombres y apellidos completos de cada una de las personas que recibirán el mensaje). Una vez lo coloque aparecerá en su archivo la palabra ‘nombre’ y al dar enter se abrirá nuevamente el cuadro para elegir la segunda opción. En este caso sería ‘cargo’ y debe quedar ubicada debajo del nombre. Así sucesivamente con empresa y las demás opciones de personalización que se estimen convenientes.

Luego debe buscar la opción ‘apreciado’ donde están únicamente los nombres de las personas y se coloca delante de la palabra Apreciado: y por último la opción correo electrónico, para que el sistema relacione la información y envíe el correo personalizado al nombre que corresponda.


Al final del proceso el archivo de Word queda de la siguiente forma:

 

Bogotá, diciembre 29 de 2011

 

Nombre

Cargo

Empresa

Ciudad

 

Apreciado: apreciado

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

outlookSi luego de este proceso está seguro de enviar el mensaje debe ir a la opción ‘finalizar y combinar’ y desde ahí oprimir la función ‘enviar’. Automáticamente, el correo reemplazará la palabra nombre por el nombre y apellido completo de cada una de las personas que están en la base de datos y así sucesivamente con cada una de las palabras que tienen información en las columnas.

Es recomendable que el remitente coloque sus datos en la columna de hombres y de mujeres. De esta forma podrá corroborar la forma en que reciben el correo sus destinatarios.

La tarea no toma más de diez minutos, lo importante es tener las bases de datos actualizadas.

Una de las ventajas de este tipo de envío, además de ser personalizado, es que se puede leer fácil y rápido en dispositivos móviles como BlackBerry, iPhone, iPad y demás tablets, lo cual asegura que el mensaje sí se lee y tiene una fácil recordación para quien lo recibe, pues no hay nada más agradable que recibir un mensaje personalizado (es decir con nombre propio) donde queda la sensación que el remitente conoce al destinatario y piensa en sus necesidades antes de enviar un archivo general que quizá nunca se abrirá.

Ahora sí, a enviar correos personalizados para desearles a todos sus contactos un 2012 lleno de cosas positivas y mucha prosperidad.

¡Salud!

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Adriana Camargo Gantiva

Asesora
Corporación Colombia Digital