Evolución de los procesos con TIC: de la prehistoria al Big Data (II)

Evolución de los procesos con TIC: de la prehistoria al Big Data (II)

Evolución de los procesos con TIC: de la prehistoria al Big Data (II)

Cómo las organizaciones pueden aprender de 'prevenir lo malo' para 'anticiparse a lo bueno' desde el uso de tecnologías.

Automatizar la 'prevención de lo negativo'

Esta primera entrega de la temática contextualizada por la columna anterior pondrá de relieve dos (2) aspectos tradicionalmente importantes de los procesamientos de información: el primero, el potencial de 'automatización' del tratamiento la información (su registro, procesamiento, análisis y comunicación); y el segundo, el sentido fundamental de registrar y procesar información, es decir, 'el para qué del procesamiento de la información'. Estas reflexiones serán luego visibilizadas en un caso aplicado.


'El potencial de automatizar el tratamiento la información

De manera general, la palabra automatizar significa "aplicar la automática a un proceso o dispositivo". En donde automática es "la ciencia que trata de sustituir, en un proceso, el operador humano por dispositivos mecánicos, electrónicos o computacionales." Así, para hacer 'más fáciles', 'más rápidas', 'más confiables' nuestras actividades humanas, hacemos uso de la tecnología y la automatización.

Uno de los ejes históricos de la automatización con las Tecnologías para la Información y la Comunicación (TIC), ha sido la prevención o disminución de 'errores humanos' en el registro y tratamiento de la información, generados por desatención, mala digitación o el tedio asociado a procesar grandes cantidades de elementos de información, para solo mencionar algunos casos.

La tecnología es así una aliada del talento humano y de la organización en los procesos de tratamiento de información, al permitir automatizar tareas repetitivas y cuidadosas, posibilitando que las actividades humanas se reorienten a unas con mayor valor agregado y conocimiento.


Sentido: el para qué registrar y procesar Información

Como personas y organizaciones, nos embarcamos en acciones y procesos para gestionar lo negativo y lo positivo que influencie nuestra realidad.

En cuanto a lo primero, lo negativo, muchas de nuestras acciones se orientan a aislar, prevenir o mitigar los efectos perjudiciales de la presencia de lo negativo: implementar la seguridad en nuestro hogar o sobre nuestra cuenta bancaria para prevenir robo o fraude; no hacer negocios o contrataciones con organizaciones o personas registradas en 'listas rojas' para evitar sanciones o problemas; suscribir pólizas de seguro para afrontar impredecibles o incontrolables, son algunos ejemplos.

Es importante señalar que además del esfuerzo y acciones requeridas para aislar, prevenir o mitigar lo negativo, siempre tratamos también de realizar un registro y trazabilidad de esas acciones, lo que nos dan la sensación de que efectivamente nos estamos 'vacunando' contra los inconvenientes de lo negativo.

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En relación con lo positivo, como personas y organizaciones nos orientamos por referentes del entorno, mediante acciones que lo promuevan y lo propicien. Es decir, adherimos a buenas prácticas, preceptos y valores relacionados con aspectos claramente generadores de lo positivo: tratamos de capacitarnos en instituciones de buen nombre, tratamos de construir capacidades concordantes con los retos de nuestro entorno y sector (Benchmarking), nos esforzamos por aprender de nuestras experiencias para convertirlas en faro de presente y futuro, entre otros. Ello sin que realicemos un registro esmerado de las acciones o procesos que propician lo positivo.

En resumen sobre este punto de lo negativo y lo positivo: nadie busca incesantemente lo negativo, sino que escoge prevenir o mitigar los efectos de su presencia, con acciones y procesos que registra y concreta. En claro contraste con lo positivo, que nadie tiene la costumbre de que le llegue por casualidad y, por el contrario, debe trabajarlo incesantemente con acciones y procesos si desea materializarlo, sin que estas acciones y procesos las registremos esmeradamente.

Esto último revela la complejidad de la naturaleza humana ya que sugiere que somos más detallistas con el registro de lo negativo (es decir, con lo que no podemos controlar y no deseamos padecer), que con el de lo positivo (o sea, lo que realmente deberíamos controlar si queremos que lo positivo acontezca en nuestra realidad).


Caso de ejemplo

Entre más grande es una organización, mayores son los controles internos y externos sobre ella. Tal es el caso para muchas empresas que tienen la obligación o necesidad de prevenir el riesgo de realizar negocios con empresas o personas dedicadas a actividades criminales y/o o el lavado de activos, presentes en listas de prevención como la Lista Clinton. Dependiendo del tipo de organización, la realización de negocios con sujetos u organizaciones presentes en esta Lista puede acarrearles desde afectar su imagen antes sus públicos de interés, hasta sanciones.

En términos de los planteamientos de la sección anterior, estas organizaciones requieren realizar una gestión para prevenir los males de lo negativo, en este caso: prevenir los efectos de celebrar negocios con quien no se debe.

La Lista Clinton ('Specially Designated Narcotics & Traffickers List'- SDN List, por sus siglas en inglés), cambia continuamente y se publica en el portal del Departamento del Tesoro de USA. Portal que dispone, además, de un buscador PDF para que cualquiera pueda digitar y verificar si una persona u organización está presente en ella. Se advierte allí que cualquier error de digitación o interpretación de los resultados es responsabilidad del usuario. Lo que conlleva a que si una organización desea hacer la verificación de su base de clientes y proveedores, teniendo que hacerlo uno-por-uno, le resulta prácticamente imposible por lo tedioso, por la posibilidad de errores de digitación y porque debe hacerlo periódicamente por los cambios.

Para esta tipología de casos, la automatización con TIC es muy útil, al dejar a la tecnología la función de hacer la verificación de miles de registros de clientes y proveedores, de manera confiable y rápida.

Desde Artífice, consultora en innovación que apoya la optimización de procesos, tuvimos la oportunidad de participar en una solución de verificación para una empresa americana y sus filiales regionales, diseñando el aplicativo con interfaz de usuario familiar y convencional para la organización (Ms Excel). Justamente con esta solución la organización pudo articular efectiva y periódicamente la información y registros provenientes del entono (registros de la Lista Clinton), con aquella de clientes y proveedores provenientes del sistema de información de la organización para hacer la verificación.


Conclusión y reflexiones

En el contexto de esta primera entrega sobre "Evolución de los procesos con TIC: de la prehistoria al Big Data", la tecnología es una herramienta para prevenir la ocurrencia de lo negativo y tomar la decisión de 'no premiar a los malos', privándolos de hacer negocios o transacciones con nosotros. Hemos presentado las bondades de la automatización, ejemplificado cómo un fácil uso de las TIC puede prevenirnos de los efectos nocivos de relaciones con personas u organizaciones presentes en una lista roja.

Al igual que se señaló en la columna anterior, cuando una organización, colectividad o sociedad sumerge realidades suyas en la prehistoria (pasado sin registro o difícil de comunicar), el pasado se les vuelve 'incierto y desconocido', impidiéndoles aprender de éste para decidir sobre su presente.

Las listas de prevención, de toda índole, son instrumentos primarios utilizados por las colectividades para registrar y prevenirse, a sí mismas, de actores nocivos que las han afectado.

La siguiente entrega de la columna mostrará cómo la 'no premiación de malos', o aún su castigo, es una estrategia insuficiente para una colectividad; y serán mostrados los retos para una estrategia de 'administración de buenos', que al ser resueltos con el apoyo de la tecnología, condujeron a una empresa hacia un interesante proceso de aprendizaje organizacional para el cambio y la innovación.

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Artífice Innovación

Columnista
Corporación Colombia Digital