Implementación del Teletrabajo en las organizaciones. Consideraciones Jurídicas

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Al implementar un proyecto de Teletrabajo en una organización,surgen diversas dudas, entre ellas: el régimen jurídico qué se debe aplicar, la manera de blindarse jurídicamente, la protección de la información y los datos,el control al trabajador, los costos que las partes asumirán, las responsabilidades que se generarán,las aplicaciones con las que van a interactuar,la evaluación de los puestos de trabajo (que sean factibles para realizar dichas actividades) ylas expectativas que quieren lograr. No debe ser en ningún momento,un capricho aislado de gerencia y más bien,  se deben evaluar primero los beneficios y riesgos que puedan generarse.Analicemos algunos puntos:

Políticas de Teletrabajo.Debenquedarclaros los alcances que representan para cada una de las partes esta modalidad.  El principio básico que debe ser el punto de partida de las organizaciones y el trabajador, obedece a que la vinculación a través del Teletrabajo es voluntaria y el empleadopodrá solicitar en cualquier momento al contratante, volver a la actividad laboral anterior. Estas políticas hacen parte integral del contrato de trabajo y deben incorporar los siguientes elementos:

  • Comunicaciones. La organización y el trabajador deberán establecer el medio por el cual se comunicarán, ya sea vía telefónica, correo electrónico, mensajería instantánea o videoconferencia; así comolos días a la semana  o al mesen que acudirá a la oficina y qué actividades deberá reportar al jefe inmediato.

Estos aspectos deben quedar claro en la política de Teletrabajo y estar completamente detallados, puesto que es en últimas, es la buena comunicación  uno de los puentes capaz de generar éxito en el Teletrabajo.En ese sentido, la incertidumbre que existe por parte de la organización es que si el empleado no se encuentra en sus instalaciones, realmente esté desarrollando sus actividades laborales; de allí, que los involucrados tengan la necesidad de sentirse seguros y confiados.

  • Aplicaciones y contenidos. Mediante los programas de acceso remoto, los teletrabajadores tienen contacto con la organización, de esta manera, el ancho de banda influirá en la rapidez y velocidad con que se manejen las comunicaciones.Las redes sociales, dispositivos móviles y aplicaciones colaborativas que se posicionan como nuevas tendencias en los espacios laborales sirven como instrumentos para desarrollar tareas específicas. Con base en ello, el empleador deberá suministrar los paquetes de programas informáticos que el trabajador deberá usar, la mayoría de empresas-teletrabajoestos poseen servicios de correos electrónicos, calendario, colaboración en línea, mensajería instantánea etc.

  •  Acceso a equipos informáticos. Los más usados por los teletrabajadores son los ordenadores y teléfonos inteligentes, sin embargo se debe especificar en la política de Teletrabajo que cuando los equipos sean suministrados por el empleador, el empleado deberá tener cuidado total y uso adecuado de ellos. Igualmente, bajo qué causas los deberán devolver y cómo solucionar determinadas situaciones en caso de presentarse algún incidente.

De otro lado, se deben tomar medidas tecnológicas para la seguridad en el acceso remoto, el modo de autenticación, definir los dispositivos que el teletrabajador utilizará para mantener conexión con la empresa permanentemente. En ese sentido, se deberá capacitar al trabajador en cuanto a buenas prácticas correspondientes al manejo idóneo del correo electrónico corporativo y en general, de todas las herramientas digitales que tenga a su disposición.Aunque este criterio aplica para cualquier tipo de empleado, es importante que la empresa autentifique y asigne la identidad del usuario para el ingreso al sistema informático de la organización, brindarle los accesos necesarios de acuerdo a sus funciones laborales, como también restringirlo a aquellos donde se maneje información sensible.

  • Tele-disponibilidad. Esta es una de las situaciones que las empresas deben saber manejar con los teletrabajadores, la cual puede proporcionarsemediante el correo electrónico, mensajería instantánea, teléfono etc., y se realizará en el lapso de tiempo que las partes establezcan.Dependiendo de quién se haga responsable, esta deberá garantizar que el teletrabajador tenga los equipos informáticos, como el software necesariopara una adecuada conexión sin interrupciones en el momento en que esté trabajando. Es importante establecer las metasy objetivos que uno espera del otro y que estas queden por escrito, para evitar recargas de trabajo o beneficios en exceso,ya que suele suceder no solo por parte del teletrabajador, sino por la misma organización al considerar que se le ésta dando  demasiada libertad al empleado.

  • Condiciones del lugar de trabajo. Aquellas organizaciones que establezcan con el teletrabajador que desdesu hogar realizará las actividades laborales, deberán tener en cuenta las siguientes condiciones: el ordenador, iluminación, climatización, acústica, modo y tiempo de utilización de las pantallas, mantenimiento de los equipos, ergonomía, prevención de riesgos laborales, normas de actuación en caso de producirse un accidente, evaluación de los riesgos del lugar de trabajo, servicio de vigilancia en salud, aplicación adecuada de las normas de seguridad, análisis de la carga del trabajo, formación en prevención de riesgos laborales, planteamiento de medidas por el aislamiento y posible desvinculación afectiva por parte del trabajador.

  • Cláusulas especiales. Estas varían de acuerdo a la particularidad de cada situación laboral, sin embargo se debe aclarar, aunque suene reiterativo, el buen manejo de la información de la organización, los secretos industriales que deriven de la relación contractual, legalidad del software utilizado por el empleado. Y por último,si lo consideran realizar una evaluación permanente y la formulación de correctivos que se debanllevar a cabo a posteriori, todo esto con el consentimiento del teletrabajador.


 

 

Heidy Balanta
Abogada. Especialista en Derecho Informático  y Nuevas Tecnologías
Coordinadora Proyecto de Teletrabajo
Corporación Colombia digital
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Fuente de información:www.elderechoinformatico.com

 

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