Eficiencia y colaboración: claves para reuniones de trabajo productivas

Eficiencia y colaboración: claves para reuniones de trabajo productivas

Eficiencia y colaboración: claves para reuniones de trabajo productivas

Las empresas necesitan de las reuniones porque es importante la comunicación, pero estas deben aportar a la visión y trabajo de los colaboradores.

En uno de los últimos trabajos que tuve antes de trabajar de forma independiente, sabía que si me llamaban para una reunión estaba completamente perdida. No me iba a dar el tiempo para realizar las actividades que había agendado para el día y además me iría tarde a casa, por eso siempre cruzaba los dedos para que mi jefa no nos llamara a su despacho. Esto no era algo bueno, porque incluso cuando necesitábamos discutir cosas importantes yo trataba de evitarlo lo más posible para no terminar en otra de nuestras interminables juntas.

Yo trataba de no decirle nada al respecto tratando de demostrar mi sumisión por su rol de jefa, pero años más tarde me doy cuenta que simplemente no hice mi parte al tratar de que esas reuniones fueran más rendidoras. Según Gananci, para ganarte el respeto de tu jefe y de tus otros colegas, es importante demostrar tu criterio en vez de simplemente dejarte llevar y asentir para todo.

Por eso, sin importar que seas un empleado, un supervisor o el jefe de una organización, puedes hacer tu parte cuando se trata de las reuniones, juntas o como le llamen en tu empresa. Para algunas personas este es el momento donde pueden mostrar sus resultados, mientras que para otros es el lugar para relajarse un poco o quizá todo lo contrario porque les causa algo de miedo tener que enfrentarse a los superiores.

Las empresas necesitan de las reuniones porque es importante la comunicación y a veces los e-mails no son lo más apropiado para hacer llegar el mensaje adecuadamente, sobre todo cuando se trata de temas delicados o cuando se requiere saber las opiniones de distintas personas o hacer revisión por departamentos. Sin embargo ¿A quién no le ha pasado que llaman a una reunión para algo que pudo haber dicho a través de un memo general? Si has trabajado en alguna organización empresarial, lo más probable es que te sientas identificado con la situación.

 

 

Las reuniones tienen muchas ventajas entre las cuales podemos destacar:

- Comunicación certera menos abierta a interpretaciones erróneas

- Más cercanía entre los participantes

- Brindan la oportunidad de escuchar diferentes opiniones y criterios

- Sus objetivos pueden ser diversos, es decir que las reuniones pueden ser versátiles

- Aumenta la confianza del equipo de trabajo gracias a la interacción

- Entre muchos otros

 

 

Pero no solamente se trata de las ventajas, es algo muy común que estas también tengan su lado negativo, pero siendo objetivos, los problemas de las reuniones no son causados por el método en sí -que se ha comprobado ventajoso- sino la forma en que muchos lo utilizan de forma inapropiada.

Si estás harto de que las reuniones en tu organización sean largas, tediosas e improductivas, mira a continuación algunas recomendaciones para que puedas sugerirlas o implementarlas para darles un giro de 180º:

 

- Organización: es necesario que se sepan cuáles son los temas que se tocarán en la reunión. Cada uno debe estar por escrito para que ninguno se pase por alto. Además, siempre debería haber una persona encargada de la junta que sea quien se haga cargo de organizar todos los puntos que serán tratados en la misma.

En caso de que participen diferentes departamentos o varias personas necesiten tocar puntos importantes, estos deben dirigirse al encargado de organizar la reunión para incluir dichos temas en la agenda de la reunión. Este es solo un ejemplo de organización, las empresas pueden desarrollar el que les parezcas más productivo, lo importante es que exista un método y que siempre haya un responsable de la junta para que esta no se salga de control.

En caso de que esto ocurra, el encargado de la reunión es el responsable de moderarla y de hacer que se vuelva a la agenda establecida.

 

 

- Establecer límites: antes de ir a una reunión esta ya debe tener una agenda previamente establecida y además un horario en el que ocurrirá. De esta manera existe más control acerca de cuánto podemos invertir en cada uno de los temas que pueden tratarse.

Los límites no tienen que ver solamente con el horario de la reunión en general, sino también con el apegarse al contenido de la agenda. Asimismo, las participaciones deben hacerse bajo una normativa que todos deben conocer para garantizar la armonía y que cada persona tenga derecho a expresarse bajo un ambiente respetuoso y profesional.

Los límites también incluyen la cantidad de personas que asistirán a la reunión. Mientras mayor cantidad de participantes estén presentes, más probabilidades hay de que se alarguen y que la productividad disminuya.

 

 

- Apuntar a los objetivos: en las reuniones no solo debe haber una agenda, sino objetivos específicos de lo que se quiere lograr con lo mismo para que el tiempo invertido no sea en vano. Con los objetivos se puede medir si la reunión fue tan productiva como se esperaba o en caso de que no haya sido así, se puedan conocer las fallas para no cometerlas nuevamente.

Los objetivos no son lo mismo que los temas a tratar. Puede que un tema sea solamente informar y el objetivo sea comunicar a las personas un mensaje específico, pero puede que sobre otro tema se necesite llegar a un consenso o tomar decisiones al respecto y esto no se logre incluso habiendo tocado el tema. El encargado de la reunión debe velar por que los objetivos sean alcanzados.

En caso de que las reuniones en tu sitio de trabajo sigan siendo largas y ocasionen pérdidas a todos los involucrados, aprende cómo ganar dinero en Gananci para que no te sientas obligado a quedarte en un trabajo que no te agrada.

 

 

Colaboración en alianza con Colombia Digital:

Edith Gómez

Editora en Gananci, especializada en comunicación online

Twitter: @edigomben









_________________________________

¿Quiere saber más sobre estos temas y cómo hacerlos parte de su organización y su estrategia?

Comuníquese con nosotros al (57-1) 6113059, escribanos al correo Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. o a través de nuestro formulario de contacto.

Su éxito en la transformación digital está a solo un contacto de distancia.

_________________________________



 

 

Lea también en Colombia Digital ____________________________________

Cómo la transformación digital puede enriquecer su trabajo y su organización

Transformación digital con capacidad de impactar resultados y fortalecer los negocios.

¿Cómo construimos una Colombia Digital?

9 líneas de proyectos que facilitan la planeación, diseño y ejecución de estrategias de uso y apropiación de TIC en las organizaciones del país.

Promovemos la transformación digital a través de la definición y apoyo a la adopción de planes y estrategias en tecnologías

Read 1396 times
Corporación Colombia Digital

@colombiadigital

La Corporación Colombia Digital (CCD) es una organización dedicada a promover el uso y apropiación de las tecnologías de información y las comunicaciones, en beneficio del desarrollo social y económico.