Gestión de información para procesos eficientes

Gestión de información para procesos eficientes

Gestión de información para procesos eficientes

La toma de decisiones estratégicas para el uso y apropiación de TIC en las organizaciones, incluye el manejo de la información para el aprovechamiento de recursos.

De acuerdo con la Ley General de Archivos, la gestión documental es el “conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación”.

En otras palabras, la gestión documental es un conjunto de instrucciones donde se detallan todas las acciones necesarias para desarrollar procesos al interior de las organizaciones. Estas acciones tienen que ver con la consulta, recepción, conservación, disposición de los documentos, entre otros.

Así mismo, el Ministerio TIC ha señalado que “los documentos son de vital importancia para el desarrollo de las entidades y proporcionan la información adecuada para apoyar la eficiencia de la administración en la toma de decisiones, la rendición de cuentas, etc., los documentos pueden ser usados como testimonios confiables y precisos de las decisiones y las acciones que se han documentado, además, son considerados como los principios del control de las necesidades fundamentales de un sistema de gestión de calidad. De la estandarización de los procesos, la unificación de los conceptos a nivel institucional y la trazabilidad de la gestión depende en gran medida el adecuado desarrollo de las políticas de gestión documental”.

Lea también: Planes estratégicos de TIC para lograr mejores decisiones y acciones con tecnología

Es por esto que lograr una arquitectura de gestión documental puede garantizar la conservación de los documentos, su uso de manera correcta y la entrega a las personas indicadas en tiempos determinados. Toda esta optimización de procesos es posible con la ayuda de la tecnología. Por una parte, armar la estrategia de gestión documental mostrará los distintos pasos que se deben ejecutar al interior de la organización. Por otra parte, escoger las herramientas tecnológicas y sistemas de información ayudará a facilitar las actividades de cada área de la organización y a reducir los fallos al manejar altos volúmenes de documentos.

Al ejecutar un programa de gestión documental pueden tenerse en cuenta las siguientes características para dar orientación a este proceso:

caracteristicas gestion documental
Teniendo en cuenta las expectativas y necesidades de las organizaciones, atendiendo nuestra neutralidad tecnológica y nuestro conocimiento del ecosistema digital, hemos asesorado la toma de decisiones estratégicas para el uso y apropiación de TIC en las organizaciones, esto incluye el manejo de la información para el aprovechamiento de recursos (humanos, financieros y tecnológicos).

En el año 2015, apoyamos al Ministerio de Relaciones Exteriores realizando:

acciones CCD gestion documental
Esto permitió la actualización del Plan Estratégico de Tecnologías de Información y Comunicaciones (PETIC), orientado a las recomendaciones de la estrategia de Gobierno en Línea y al marco de referencia de arquitectura empresarial para la gestión de TI del Estado.

Así mismo, nuestro trabajo con el Ministerio permitió la estructuración de una arquitectura de Gestión Documental habilitada con Tecnologías de Información, mediante la cual se logró:

• Orientación estratégica de la gestión documental en la entidad
• Construcción de la documentación normativa interna (política y programa)
• Estructuración del proceso
• Apoyo en la creación de los escenarios de gobierno necesarios para su implementación

Colombia Digital, en su interés por promover la transformación digital para la generación de competitividad y valor público, ayuda a las organizaciones a avanzar en sus procesos toma de decisiones estratégicas de TIC y en la gestión documental.

 

 

Visto 306 veces
Corporación Colombia Digital

@colombiadigital

La Corporación Colombia Digital (CCD) es una organización dedicada a promover el uso y apropiación de las tecnologías de información y las comunicaciones, en beneficio del desarrollo social y económico.