Transformar la gestión documental a partir de tecnología

Transformar la gestión documental a partir de tecnología

Transformar la gestión documental a partir de tecnología

Las Tecnologías de la Información son un elemento habilitador para alcanzar los objetivos estratégicos de las organizaciones

El Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia es consciente de los retos que afronta el país de cara a la transformación digital, esto llevó a la entidad de buscar fortalecimiento en su gestión documental mediante soluciones que sean un apoyo efectivo a sus procesos misionales, respondan a las necesidades de los ciudadanos y al mismo tiempo de sus funcionarios en su gestión interna.

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Conocemos la importancia que tienen las Tecnologías de la Información como elemento habilitador para alcanzar los objetivos estratégicos de las organizaciones, sirviendo como elemento para construir la mejor ruta, establecer los procesos y escoger las herramientas necesarias para lograrlo.

La Corporación Colombia Digital y el Ministerio de Relaciones Exteriores construyeron una ruta metodológica, normativa y práctica para la gestión documental, bajo un esquema de Arquitectura Empresarial.

Lograr una arquitectura de gestión documental puede garantizarle a las organizaciones la conservación de los documentos, así como un mejor uso y la entrega de los mismos a las personas indicadas. Es por esto que la Corporación puso a disposición del Ministerio un equipo compuesto por expertos en las áreas de tecnología, gestión documental y procesos, con el fin de adelantar el diseño de la arquitectura, partiendo de la visión metodológica y conceptual del Marco de Referencia de Arquitectura Empresarial para la gestión del TI en el estado y sus seis dominios (Gestión de Información, Gobierno de TI, Estrategia de TI, Sistemas de Información, Servicios Tecnológicos y Uso y Apropiación).

La metodología empleada se resume en cuatro fases:

grafica metodologia AE Cancilleria
• Análisis del estado actual (As Is): a partir de un diagnóstico del estado actual de la gestión documental utilizando como referencia los seis dominios del Marco de Referencia. Además de la revisión de la documentación existente, se involucró a los interesados al interior de la entidad y se identificaron sus expectativas frente a la evolución de la gestión documental.

• Diseño de arquitectura (To Be): de la situación objetivo en cada uno de los dominios, tomando como referencia el diagnóstico de la gestión documental y las necesidades de los usuarios.

• Análisis de brechas: una vez establecida la situación actual y la situación objetivo, se identificaron las brechas que deben cerrarse para lograr la evolución deseada de la gestión documental.

• Portafolio de proyectos: se identificaron las iniciativas requeridas para el cierre de las brechas. Éstas se agruparon en diferentes proyectos:

lista iniciativas cierre brechas
El alcance de una Arquitectura Empresarial varía en función de las necesidades de la organización que la implementa, por lo que puede aplicarse a toda la organización o a unidades específicas de la misma.

Es de esta manera que la transformación de la gestión documental se materializa a través del cierre de las brechas identificadas al interior de las organizaciones, en este caso el Ministerio de Relaciones Exteriores. Este proceso de gestión documental permite la alineación de la tecnología con los procesos y objetivos de negocio.



La Corporación Colombia Digital
, gracias a su capacidad de articular los distintos actores del ecosistema digital, facilita la sinergia entre la Tecnología y otras disciplinas, fundamental para lograr cambios estratégicos a través del desarrollo del ejercicio de la arquitectura empresarial enfocado a procesos específicos.

 

 

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Corporación Colombia Digital

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La Corporación Colombia Digital (CCD) es una organización dedicada a promover el uso y apropiación de las tecnologías de información y las comunicaciones, en beneficio del desarrollo social y económico.