Cinco Aspectos Clave para la Implementación del Decreto 088 de 2022

• El decreto establece los lineamientos para la automatización y digitalización de trámites por parte de las entidades públicas.
• Se requerirá mejorar la interoperabilidad entre las entidades para una gestión eficiente.

Recientemente, el Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones MINTIC, publicó los lineamientos para la digitalización y automatización de tramites en línea a través del decreto 088 de 2022.

Esta norma cobija directamente a todas las entidades públicas, particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos y tiene como objetivo mejorar la gestión administrativa y la interacción con los ciudadanos a través del uso de las TIC.

Con el objetivo de promover un mejor entendimiento de esta normativa y desde los 20 años que llevamos acompañando a las entidades públicas del país en sus procesos de transición y apropiación en Tecnologías de la Información, les explicamos a continuación los 5 aspectos clave de esta norma.

Planeación: todas las entidades cobijadas con esta norma, tendrán hasta el 31 de enero de 2022 para realizar los planes estratégicos que contribuyan a la digitalización y automatización de sus trámites en los plazos establecidos.

Gradualidad: las entidades deberán clasificar los trámites en bloques teniendo en cuenta nivel de prioridad de cada uno. En la primera etapa de implementación deberán estar aquellos trámites catalogados de prioridad alta, seguidos de los de prioridad media en una segunda etapa, para finalizar en la tercera etapa los de menor prioridad.

Cada uno de los dos primeros bloques contendrá el 30% de los trámites, mientras el tercer bloque agrupará el 40% restante.

Automatización y Digitalización: aunque a simple vista pudieran parecer términos muy similares, sus diferencias determinan los plazos a los que debe someterse cada entidad. A continuación una explicación de cada uno:

El término automatización se refiere a la adecuación o implementación de sistemas y recursos tecnológicos necesarios para lograr que pueda desarrollarse el trámite de manera autónoma sin necesidad de la intervención o apoyo de una persona durante la realización del mismo.

Se entiende entonces por digitalización trámites que aunque se hagan de manera virtual requieren algún tipo de intervención humana relacionada a procesos internos para su realización.

Interoperabilidad: esta será uno de los principales aspectos que conlleva esta medida ya que requiere la coordinación entre entidades para lograr un intercambio de información eficiente lo que implicará el desarrollo de soluciones tecnológicas que faciliten esta labor para las entidades y los ciudadanos.

En este sentido, la norma solicita que se vincule el servicio de carpeta ciudadana digital para garantizar el acceso seguro y actualizado a la información.

Plazos: estos se rigen a partir de dos principios clave, el tipo de entidad según su naturaleza jurídica y el orden territorial (si son nacionales o departamentales). Sin embargo, en ambos casos los procesos comenzarán con la digitalización y luego la automatización iniciando la transición en 2022 y finalizando en los plazos más altos hasta 2037.

Fuentes: LEY 2052 DE 2020 y Decreto 088 de 2022

Por: Karen Cruz