Seguridad y privacidad de la información: El rol del newsletter

El newsletter o boletín informativo, es una pieza clave para la comunicación con sus clientes y público en general. Y aunque es un canal con muchas ventajas, es importante tener en cuenta que llegar al email de una persona no es un acto fortuito.

Bajo legislaciones que difieren según la ubicación geográfica, como marca o empresa siempre se debe recibir el consentimiento para guardar el correo electrónico de una persona y agregarlo a campañas de email marketing con fines comerciales.

El procesamiento y almacenamiento de datos es un tema que se sigue discutiendo, debido a la vulnerabilidad que supone hoy en día con el creciente —y explosivo—crecimiento del mundo tecnológico.

Los países del mundo ya cada vez perfeccionan sus leyes, para que la ciudadanía esté resguardada. La circulación de data a nivel digital es tan inmensa y automática, que muchas personas no se enteran de que están cediendo información significativa.

Por esto, en email marketing, y específicamente el newsletter, se deben seguir una serie de normas y reglamentos que mejoren la sensación de seguridad y privacidad que busca el público, referente al tratamiento de sus datos personales.

¿Cómo está la regulación en Colombia?

De acuerdo a la Superintendencia de Industria y Comercio, en nuestro país, la Ley de Protección de Datos Personales protege los derechos de las personas sobre la información referente a ellos, presente en bases de datos o archivos que puedan ser utilizados por entidades públicas y privadas.

Este tipo de políticas regulan la protección, almacenamiento, uso, transmisión, transferencia, circulación y/o supresión de datos personales, regidas por las disposiciones establecidas en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013.

Opt-in/Opt-out: Las posibilidades del newsletter

Los objetivos de los newsletters pueden ser varios, pero normalmente tienen fines informativos y relacionados a estrategias de ventas. Por lo mismo, se debe facilitar a la audiencia una serie de opciones para que tengan la libertad de recibir o no esa información.

Cuando los usuarios se suscriben a los boletines, están efectuando una especie de contrato virtual, con el que permiten a las empresas llegar a su dirección de email de forma periódica.

Sin embargo, esta relación cliente-marca está sujeta a derechos y deberes. Por ejemplo, una persona puede decidir no recibir más correos electrónicos. Para eso, la empresa debe tener habilitada la opción de opt-out, así el email será eliminado de la base de datos.

Para garantizar seguridad, las opciones de opt-in y opt-out en el email marketing son fundamentales. Darse de baja y seguir recibiendo correos no solo deteriora la percepción que tiene el público de su marca, si no que puede repercutir de manera legal, dependiendo del país.

Privacidad: Los datos bien resguardados

En la preocupación por el tratamiento de los datos, cabe mencionar que la privacidad es una característica importante.

Si las personas consienten el almacenamiento de su correo electrónico, nombre, edad o cualquier otra información respecto a él, esta data sólo puede ser gestionada por la empresa que la ha recibido.

De otra forma, el traspaso de datos es una práctica mal vista y que, en algunos países —como los de la Unión Europea con el GDPR— tiene un amparo y resguardo legislativo.

Por eso, la comunicación a través de newsletter debe enfocarse netamente en los fines comerciales para los que el cliente y/o usuario se suscribió. La utilización de datos privados para otros objetivos genera rechazo en el público y, por ende, la baja automática.

No hay que bajarle el perfil a esta discusión. El relacionamiento con la audiencia, incluso aplicado al negocio debe tomar en cuenta el buen manejo de información privada y sensible. El consentimiento es la puerta de entrada a un diálogo estable y positivo con el cliente, sea cual sea el objetivo comercial de tu boletín.

Agradecimientos: Mailify, Superintendencia de Industria y Comercio.